No todos los invitados a una reunión pueden ser invitados obligatorios. Puede haber alguien a quien quieras darle la opción de asistir. Google Calendar ofrece la posibilidad de que los participantes sean opcionales, pero no es obvio.
Podría ser su supervisor, un compañero de trabajo que puede no estar disponible o alguien más interesado en la reunión. Al marcarlos como opcionales, pueden decidir por sí mismos si deben o quieren participar. Y puede hacer que los invitados sean opcionales al momento de crear el evento de Google Calendar o más tarde.
Hacer que la asistencia sea opcional al crear un evento
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Visitar calendario de Google e inicie sesión si es necesario. Cuando haga clic para crear un nuevo evento en Google Calendar, verá una pequeña ventana emergente para agregar todos los detalles, incluidos los asistentes. Pero no identificará la característica opcional a sus invitados de inmediato.
Pase el cursor sobre el nombre o la dirección de correo electrónico del participante después de agregarlo. A la derecha, verá un icono gris de contacto (persona). Haga clic en este icono para marcar a su invitado como opcional.
Después de hacer esto, aparecerá el ícono en blanco indicando el estado opcional. Puede hacer clic nuevamente para que el invitado sea obligatorio.
Hacer que los invitados sean opcionales después de crear un evento
Si ya ha creado el evento, aún puede hacer que un asistente sea opcional. Seleccione el evento en su Calendario de Google para abrir la ventana de detalles pequeños y haga clic en el icono del lápiz para editarlo.
En la pantalla de detalles del evento, pasa el cursor sobre el asistente que deseas que sea opcional en la sección Invitados. A la derecha, haz clic en el icono de contacto gris.
Haga clic en «Guardar» en la parte superior para aplicar su cambio.
El ícono se vuelve blanco y muestra que la persona es opcional. Si desea que el participante vuelva a ser obligatorio, simplemente haga clic en el icono y haga clic en «Guardar».
Lo que ven los huéspedes
Cuando hace que un asistente sea opcional para su evento, la palabra Opcional aparece debajo del nombre. Se requiere cualquier persona en la lista de invitados sin la palabra Opcional.
Tenga en cuenta que los invitados opcionales aún pueden proponer una nueva hora para el evento de Google Calendar.
Si está configurando una reunión, llamada de conferencia o videollamada en Google Calendar y tiene algunos invitados que podrían querer asistir pero no están obligados a hacerlo, puede usar fácilmente la función opcional.
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