La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores. Pero si dedica unos minutos a crear un formulario de entrada de datos en Microsoft Excel, puede mejorar el proceso y reducir el riesgo de errores, como la falta de datos.
Agregar opción de formulario
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Para usar la opción Formulario en Excel, deberá agregarla a la barra de herramientas o cinta de acceso rápido. La más simple de las dos es la barra de herramientas de acceso rápido. Si decide agregarlo a su cinta, deberá crear una pestaña especial para él, lo que puede no ser ideal.
Cómo crear una pestaña personalizada en la cinta de opciones de Microsoft Office
Para agregar el botón Formulario a la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha de la barra de herramientas para abrir el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Seleccione «Más comandos».
Confirme que la barra de herramientas de acceso rápido está seleccionada a la izquierda. En el cuadro desplegable «Elegir comandos de» a la izquierda, seleccione «Todos los comandos».
En el cuadro desplegable «Barra de herramientas personalizada de acceso rápido» a la derecha, elija si desea agregar el botón Formulario a todos los documentos o al actual.
Desplácese por la lista Todos los comandos y seleccione «Formulario». Haga clic en el botón «Agregar» para agregarlo a la barra de herramientas.
Haga clic en «Aceptar» para cerrar la configuración y volver a su hoja de cálculo. Debería ver el botón Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
Convierte tus datos en una tabla
Para usar el formulario, necesitará etiquetas para cada campo. Vienen en forma de encabezados de tabla. Si los datos ya están formateados como una tabla, está un paso adelante y puede cambiar a usar el formulario. De lo contrario, puede convertirlo fácilmente.
Cómo crear y usar una tabla en Microsoft Excel
Seleccione las celdas que contienen los datos. Vaya a la pestaña Inicio y la sección Estilos de la cinta. Haga clic en «Formatear como tabla» y elija un estilo de tabla.
En la ventana emergente Crear tabla, confirme el rango de celdas y marque la casilla «Mi tabla tiene encabezados». Haga clic en Aceptar.»
Luego verá sus datos formateados como una tabla agradable y organizada.
Utilice el formulario de entrada de datos
¡Ahora todo lo que necesita hacer es comenzar a ingresar datos en su formulario! Seleccione cualquier celda de la tabla y haga clic en el botón Formulario agregado a la barra de herramientas de acceso rápido.
Verá una ventana emergente con los encabezados de la tabla como etiquetas de campo. Rellene cada campo.
Puede moverse entre campos y al siguiente registro rápidamente. Después de completar un campo, presione la tecla Tab para pasar al siguiente. Cuando termine de llenar todos los campos del registro, presione Entrar. Luego complete el siguiente registro. A medida que ingresa datos, verá que su tabla se llena.
El usuario también puede usar los botones en el formulario de entrada de datos para agregar, revisar o eliminar registros.
- Para crear otro registro, haga clic en «Nuevo».
- Para navegar por los registros, haga clic en «Buscar anterior» o «Buscar siguiente». También puede utilizar la barra de desplazamiento en el área del campo de datos.
- Para ver el número de registros, mire arriba del botón Nuevo.
- Para eliminar un registro, asegúrese de que aparezca en el formulario y haga clic en «Eliminar». Luego confirme haciendo clic en «Aceptar».
Cuando termine el formulario de entrada de datos, haga clic en «Cerrar». Puede volver a abrirlo en cualquier momento seleccionando una celda de la tabla y haciendo clic en el botón Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
Edita tu formulario
Si desea editar las etiquetas o reorganizar los campos en el formulario, lo hará en su hoja de cálculo de Excel. Cierre el formulario, realice el cambio en su tabla y vuelva a abrir el formulario. Verá sus cambios aplicados al formulario.
Para ingresar rápidamente una gran cantidad de datos en una hoja de trabajo, especialmente cuando provienen de una fuente externa, intente crear su propio formulario de ingreso de datos en Excel.
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