Cuando escribe una nueva fórmula en Microsoft Excel, la mitad de la batalla es encontrar la función adecuada para usar. Afortunadamente, Excel ofrece una forma de encontrar rápidamente la función que necesita para su situación.
Acceder a la herramienta Insertar función
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Abra su hoja de cálculo en Excel y seleccione una celda. Si planea ingresar a la función tan pronto como la encuentre, seleccionar la celda es una ventaja. A continuación, puede abrir la función Insertar función de dos maneras.
- Haga clic en el icono Insertar función (fx) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas.
- Vaya a la pestaña Fórmulas y haga clic en «Insertar función» en el lado izquierdo de la cinta.
Cómo encontrar una función en Excel
Cuando se abra la ventana Insertar función, verá una opción de búsqueda junto con un cuadro desplegable. Esto proporciona dos métodos sencillos para encontrar la función deseada.
Para usar la búsqueda, ingrese una palabra clave o frase en el cuadro Buscar una función en la parte superior de la ventana y haga clic en «Ir». Por ejemplo, si está buscando una función que lo ayude con los cálculos relacionados con la hora y la fecha, intente buscar «hora».
La lista desplegable también lo ayudará a encontrar rápidamente una función útil. Haga clic en él, junto a las palabras «O seleccione una categoría» y elija una categoría. Verá opciones comunes como Financiera, Lógica, Texto y más. Al seleccionar una categoría, verá todas las funciones disponibles dentro de ella.
Cómo usar funciones lógicas en Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT
Otra categoría a tener en cuenta es Usado más recientemente. Como su nombre lo indica, aquí encontrará las funciones que ha usado recientemente. Esto puede ser útil si usó una función, digamos, la semana pasada, pero no recuerda cuál era. Marque esta categoría y la función puede saltar para usted.
En la mayoría de los casos, ya sea que busque o seleccione una categoría, esto simplemente reduce las opciones para usted. Entonces, el siguiente paso para encontrar la función que necesita es verificar las descripciones. Haga clic en una función de la lista y verá su descripción y sintaxis en la parte inferior de la ventana.
Por ejemplo, es posible que necesite una función de cuartil. Puede ver que Excel ofrece algunas opciones diferentes. Al seleccionar cada uno y ver sus descripciones, podrá ver el adecuado para usted.
Si, después de reducir las opciones de funciones y ver las descripciones, todavía no está seguro de si es la función adecuada para usted, puede obtener ayuda adicional. Seleccione la función de la lista y haga clic en «Ayuda para esta función» en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Esto lo lleva al sitio de soporte de Microsoft para la función que proporciona información adicional y ejemplos de uso.
Cómo obtener ayuda en Windows 10
Usa una función que encuentres
Al ubicar la función que desea utilizar, asegúrese de haber seleccionado la celda donde desea insertarla. A continuación, haga doble clic en la función de la lista o selecciónela y haga clic en «Aceptar».
Verá que se abre la herramienta Argumentos de función para configurar la fórmula usando la función.
Definición y creación de una fórmula.
En la parte superior, ingrese el conjunto de datos, el número, la matriz o lo que solicite la función.
En la parte inferior, notará esa breve descripción de la función una vez más, pero también verá detalles adicionales y el resultado final de la fórmula.
Veamos un ejemplo sencillo. Aquí, seleccionamos la función SUMA. En la ventana Argumentos de función, ingresamos el rango de celdas en el cuadro Número1. Puede ver a la derecha del cuadro los valores de estas celdas y puede ver el resultado de la fórmula en dos puntos de la ventana.
Cuando haya terminado de agregar todos los detalles de la fórmula, haga clic en «Aceptar» y la fórmula aparecerá en su celda con sus resultados.
Cómo calcular la suma de celdas en Excel
Pruebe Autocompletar fórmula
Otra forma de encontrar una función en Excel es mediante Autocompletar fórmula. Esto es útil si conoce la función que desea pero no está seguro de qué variación se necesita.
A medida que escribe un signo igual (=) en una celda y comienza a ingresar las primeras letras de una función, verá una lista desplegable de coincidencias. Puede hacer clic en cada opción de la lista para ver su descripción junto a ella. Entonces, para usar la función, haga doble clic en ella y verá los argumentos que necesita.
Por ejemplo, sabemos que necesitamos una función CONTAR, pero no estamos seguros de cuál. Ingresamos =COUNT y vemos una lista desplegable de opciones. La descripción de COUNTIF nos permite saber que esto es lo que necesitamos.
Hacemos doble clic en «COUNTIF» en la lista y luego vemos los argumentos necesarios para la fórmula. Esto nos permite simplemente ingresar lo que se solicita y completar la fórmula.
Trabajar con funciones y fórmulas en Excel puede ser un poco intimidante si no lo hace con frecuencia. Pero con características útiles como estas, encontrar y usar la función que necesita puede ser mucho más fácil.
